Affiliation des salariés du secteur privé

La déclaration d'entrée vaut non seulement pour l'affiliation de tous les travailleurs salariés du secteur privé (il est renvoyé à la fin de ce document pour les cas particuliers) mais également pour celle des travailleurs oeuvrant dans le cadre d'une société et ayant le statut d'indépendant. Toutefois le travailleur indépendant (commerçant ou artisan) établi à titre personnel respectivement ayant la qualité de travailleur intellectuel indépendant, continue à utiliser la déclaration actuelle pour travailleurs indépendants en vue de son affiliation personnelle.

La déclaration d'entrée pour salarié du secteur privé n'est à utiliser ni par les employeurs du secteur public ni par les entreprises de travail intérimaire (pour les travailleurs intérimaires) ni par les ménages privés pour lesquels des formulaires spécifiques ont été élaborés.

Le MATRICULE EMPLOYEUR à indiquer est celui attribué par le Centre commun qui se compose du matricule national à 11 positions[1] et d'une extension de 2 positions. Pour l'immatriculation de l'entreprise, il est renvoyé à la déclaration d'exploitation que tout employeur qui occupe pour la première fois du personnel doit remplir préalablement, formulaire qui est disponible auprès du Centre commun.

La rubrique Nom ou dénomination doit inclure la dénomination sociale de l'entreprise.

Le MATRICULE ASSURE à indiquer correspond au matricule national à 11 positions et est repris sur la carte de sécurité sociale. Lorsque le matricule en question n'est pas connu au moment de l'affiliation (p.ex. travailleur résidant à l'étranger), l'employeur doit y mentionner la date de naissance du salarié (sous la forme : année, mois, jour) tout en joignant obligatoirement une copie d'une pièce d'identité (ex: carte d'identité, passeport) à la déclaration d'entrée.

Dans la rubrique Nom il y a lieu d'indiquer le nom de naissance pour le salarié.

La rubrique Nom matrimoniale précisera, le cas échéant, le nom du conjoint du salarié.

Outre le Code postal et la Localité, il y a lieu d’indiquer le Code Pays, par référence à la nomenclature internationale d'immatriculation des voitures.

L'employeur devra cocher la case correspondant au TYPE de contrat le liant à son salarié: contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat d'apprentissage, contrat d'étudiant ou occupation occasionnelle. Il est à noter que l'employeur n'est pas tenu de transmettre une copie du contrat au Centre commun.

Dans la sous-rubrique PERIODE, il y a lieu d’indiquer la Date d’entrée du salarié, c’est-à-dire la date de début de son occupation.

A moins qu’il ne s’agisse d’un contrat à durée indéterminée ou d’apprentissage, la date exacte de la Fin du contrat, c’est-à-dire la date du dernier jour de travail devra être mentionnée. En l'absence de fin précise connue, la date estimée (par exemple remplacement d'un congé de maternité) devra être indiquée. Dans ce cas, il y a lieu de transmettre une déclaration rectificative de sortie à la fin du contrat.

Le Code emploi à quatre positions correspond à celui utilisé dans la nomenclature CITP-88 (COM). Compte tenu de la description précise de l'activité, l'employeur devra rechercher le code correspondant dans ladite nomenclature dont la distinction se fera de préférence au niveau des groupes de base à 4 chiffres. Au cas où une telle distinction n'est pas possible, il y a lieu d'utiliser soit le sous-groupe à 3 chiffres, soit le sous-grand groupe à 2 chiffres, soit finalement le grand groupe qui est déterminé par un seul chiffre.

Il y a lieu de mentionner en outre les Heures de travail par semaine (heures entières) du salarié telles qu'elles sont inscrites dans son contrat de travail. Le travailleur qui revêt la qualité d'indépendant dans la société indiquera son horaire de travail hebdomadaire approximatif. Un changement au niveau du plan de travail hebdomadaire (p.ex. plein-temps à mi-temps) n’est pas à signaler au CCSS sur une nouvelle déclaration d’entrée, puisque les heures de travail sont renseignées dans les déclarations mensuelles des salaires.

La sous-rubrique LIEU(X) DE TRAVAIL vise le(s) pays sur le territoire duquel/desquels un salarié est tenu d'exercer son activité professionnelle pour compte de l’employeur qui a introduit la déclaration d'entrée en question.

Il y a lieu de cocher la/les case(s) correspondante(s), respectivement d'indiquer le(s) pays en question sous « Autres » en utilisant les abréviations de la nomenclature internationale d'immatriculation des voitures.

Exerce normalement son activité pour compte de l'employeur sur le territoire de plusieurs pays, le salarié dont le contrat de travail prévoit une occupation dans différents pays respectivement le salarié pour lequel l'employeur a prévu dès le début que l'occupation ne sera pas limitée à un seul pays. Lorsque le salarié effectue une partie de ses activités en dehors du territoire luxembourgeois, l’employeur doit demander une attestation de travail à l’étranger (p.ex. document portable A1).

Les salariés qui exercent une partie substantielle de leur activité professionnelle pour le compte de leur employeur dans leur pays de résidence seront à affilier dans celui-ci. Par conséquent, aucune déclaration d’entrée n’est à introduire au CCSS dans ce cas. Le Règlement d’application définit une activité substantielle dans le pays de résidence comme représentant plus de 25% du temps de travail et/ou de la rémunération dans ledit pays. Ainsi, l’employeur qui effectue une déclaration d’entrée pour affilier un salarié non-résident à la sécurité sociale luxembourgeoise s’engage à ce que le salarié en question n’exerce pas plus de 25% de son activité dans son pays de résidence.

En tout état de cause, en cas d’activité dans plusieurs Etats-membres de l’UE, la décision sur la législation de sécurité sociale applicable incombe à l’institution compétente de l’Etat-membre de résidence. Le CCSS accepterait cette décision possible et tout litige éventuel relèverait de la compétence des juridictions sociales du pays de résidence du salarié.

Si le lieu de travail se situe, même en partie seulement, au Luxembourg, l'employeur est tenu de remplir les rubriques Code postal et Localité en y indiquant les données relatives au lieu de travail habituel tel qu'il est indiqué obligatoirement dans le contrat de travail. En principe, celui-ci correspond au siège même de la société à moins que le salarié ne travaille dans un service décentralisé de la société (ex: agence, succursale, siège d'exploitation différent du siège social). Par contre, il ne s'agit pas d'indiquer le lieu de travail momentané (ex: chantier, détachement temporaire dans un autre pays).

En vue d'établir la qualité de travailleur salarié ou celle de travailleur indépendant du salarié dans le cadre d'une société, l'employeur doit indiquer, en cochant, le cas échéant, la case respective:

• si le salarié est celui sur lequel repose l'autorisation d'établissement au cas où celle-ci est requise par le Ministère des classes moyennes en vue de l'exécution de l'objet social de l'entreprise;
• si le salarié exerce une fonction dirigeante dans la société en assumant la tâche soit de gérant soit d'administrateur respectivement d'administrateur-délégué de celle-ci
• le pourcentage des parts que le salarié détient dans la société.

Une déclaration rectificative n'est à introduire que dans les seuls cas d'une erreur matérielle (erreur de la date d’entrée ou de sortie, erreur de saisie de l’activité manuelle,…).

En cas de renouvellement du contrat ou de continuation d’une relation de travail sous un statut différent (p.ex. un étudiant auquel est offert un contrat de travail), il y a lieu de procéder à une nouvelle déclaration d’entrée.

Si la situation du salarié a changé depuis le début de l’affiliation sans entraîner de changement de statut (p.ex. changement des heures de travail hebdomadaires, changement de poste, changement du lieu de travail sans influence sur la législation applicable du salarié, …), aucune déclaration d’entrée additionnelle ou rectificative n’est à effectuer.

Le signataire de la déclaration peut être soit l’employeur lui-même soit la personne mandatée pour déclarer les salariés de l’employeur au Centre commun. Le mandataire doit indiquer son nom ou sa dénomination exacte ainsi que son numéro de téléphone et, le cas échéant, apposer son cachet sur le formulaire. Par sa signature, l’employeur ou son mandataire déclare avoir rempli consciencieusement le formulaire et lu les instructions et notamment les paragraphes traitant de la législation applicable en cas d’activité du salarié dans plusieurs Etats-membres de l’UE.

• Cas spéciaux

  Cas spéciaux

  A) Dispense dans le cadre d’une activité occasionnelle

  Articles 4, alinéa 1 et 179, alinéa 1 ainsi que l’article 85, alinéa 2 du Code de la Sécurité Sociale

  Le législateur a dispensé d’une manière générale de l'assurance maladie et de l’assurance pension obligatoire « les personnes qui exercent leur activité professionnelle uniquement d'une façon occasionnelle et non habituelle et ce pour une durée déterminée à l'avance qui ne doit pas dépasser trois mois par année de calendrier».[1] En revanche, cette dispense n’existe pas en matière d’assurance accident, dont le champ d’application comprend les «personnes effectuant un stage rémunéré ou non» au même titre que celles exerçant une activité salariée.

  Champ d’application de la dispense

  Le recours à des occupations occasionnelles est exceptionnel et a lieu surtout dans le domaine de la restauration (différentes fêtes foraines), de l’information et de la communication (production de films).

  Conditions pour pouvoir bénéficier de la dispense

  La loi définit les activités occasionnelles et non habituelles pouvant faire l’objet de la dispense comme étant celles exercées pour une durée déterminée d’avance de trois mois par année de calendrier.

  Comme la fin de toute activité occasionnelle doit être prévue d’avance, ne peut bénéficier d’une dispense la personne engagée dans les liens d’un contrat à durée indéterminée (ou d’un contrat à durée déterminée conclu pour une période supérieure à trois mois) et ce même si le contrat prend effectivement fin endéans les trois mois de l’engagement (p.ex. pendant la période d’essai).

  Le salarié qui exerce plusieurs occupations occasionnelles auprès du même ou de plusieurs employeurs pour une durée totale ne dépassant pas les trois mois au cours d’une année de calendrier pourra bénéficier de la dispense pour chaque occupation.

  Etant donné que la loi limite l’examen des conditions à l’année de calendrier, peut profiter d’une nouvelle dispense d’une durée maximale de trois mois la personne qui a bénéficié l’année précédente d’une dispense pour des activités professionnelles ne dépassant au total pas les trois mois.

  Pour le calcul de la durée totale des 3 mois, sont prises en considération les périodes d’occupation en qualité de salarié pendant l’année de calendrier en question (y compris les périodes se rapportant à un contrat de travail qui a donné lieu à dispense), à l’exclusion toutefois des activités exercées comme élève et étudiant pendant les vacances scolaires ou des périodes d’inactivité professionnelle, telles que les périodes de chômage.

  Procédure en matière de dispense

  Il est admis dans la pratique que la dispense n’est pas accordée d’office mais doit être demandée par l’employeur qui manifeste son choix en cochant la case afférente sur la déclaration d’entrée, Lors du traitement de chaque déclaration d’entrée, la condition du non-dépassement de la limite des trois mois en matière de dispense, en portant en compte non seulement la durée de l’activité professionnelle pour laquelle la dispense est demandée et celles au service du même employeur, mais aussi les périodes d’occupation professionnelle exercées antérieurement pendant l’année de calendrier au service d’autres employeurs. En cas de dépassement de la limite des trois mois, la dispense sera refusée et l’employeur en question en sera informé de suite pour qu’il puisse opérer les retenues au titre de l’assurance maladie et de l’assurance pension. En revanche, il ne sera pas procédé à la requalification des dispenses accordées antérieurement à d’autres employeurs pour le même salarié. La dispense accordée antérieurement à un employeur déterminé est donc annulée rétroactivement uniquement au cas où la durée totale des activités au service de cet employeur dépasse la limite des trois mois.

  Ne sont portées en compte pour vérifier si la limite des trois mois est atteinte, ni les activités exercées comme élève et étudiant pendant les vacances scolaires, ni les périodes d’inactivité professionnelle, telles que les périodes de chômage.

  B) Occupation d’élèves et d’étudiants

  Articles 4, alinéa 3 et 179, alinéa 3 du Code de la Sécurité Sociale ainsi que les articles L. 151-2, L.151-4 et L.151-6 du Code du travail

  Il est à signaler que l’occupation professionnelle exercée par les étudiants pendant les vacances scolaires ne donne d’office pas lieu à l’affiliation à l’assurance maladie et à l’assurance pension en vertu de dispositions spécifiques mais uniquement à l’assurance accident. Est considéré comme élève ou étudiant toute personne âgée de quinze ans au moins et n’ayant pas dépassé l’âge de vingt-sept ans accomplis, qui est inscrite dans un établissement d’enseignement, luxembourgeois ou étranger, et qui suit de façon régulière un cycle d’enseignement à horaire plein. Il en est de même de la personne dont l’inscription scolaire a pris fin depuis moins de quatre mois. Le contrat ne peut être conclu pour une période excédant deux mois par année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Cette durée ne peut être dépassée, même en cas de pluralité de contrats.

  Le contrat doit être rédigé par écrit et il faut un contrat individuel pour chaque élève ou étudiant. Il doit être fait au plus tard au moment de l'entrée en service et en 3 exemplaires: un pour l'employeur, un pour l'élève ou l'étudiant et un exemplaire que l'employeur doit envoyer à l'Inspection du travail et des mines. Le dernier doit être communiqué dans les sept jours suivant le début du travail. En l'absence de contrat écrit, l'engagement est assimilé à un contrat à durée indéterminée. La preuve du contraire n'est pas admissible. La rémunération ne peut être inférieure à 80% du salaire social minimum, graduée le cas échéant selon l'âge de l'étudiant. L'élève ou l'étudiant n'a pas droit aux congés payés. Il a néanmoins aussi droit aux congés extraordinaires, mais ces jours ne seront pas indemnisés. Les jours fériés légaux sont en principe chômés, mais non-indemnisés. Finalement, les jours de maladie de l'élève ou de l'étudiant ne sont pas rémunérés.

  C) Occupation d’un stagiaire

  Article 1er, alinéa 3 et article 171, alinéa 1, sous 1 du Code de la Sécurité Sociale

  En ce qui concerne précisément les élèves et étudiants qui suivent un stage prescrit par un établissement scolaire luxembourgeois, ils ne doivent pas être affiliés à la sécurité sociale luxembourgeoise, mais bénéficient d’un régime spécial d’assurance accident en ce qu’ils restent couverts par « l'assurance accident scolaire » (ni de déclaration d'entrée à faire ni de cotisations à payer). Les stages scolaires doivent être documentés par une convention contresignée par l'établissement d'enseignement. Conformément au règlement grand-ducal du 17 décembre 2010 concernant l’assurance accident dans le cadre de l’enseignement précoce, préscolaire, scolaire et universitaire, le bénéfice de ce régime spécial en matière d'assurance accident reste limité à l'enseignement organisé respectivement par un établissement d'enseignement établi sur le territoire luxembourgeois ou l'enseignement suivi dans un établissement d'enseignement établi à l'étranger par des personnes ayant leur domicile légal au Grand-Duché de Luxembourg. Sur base des considérations fondées sur le droit européen et notamment le principe de l’unicité de l’affiliation, sont également dispensés d’affiliation à la sécurité sociale luxembourgeoise, les étudiants qui résident et poursuivent leurs études dans un autre Etat membre de l’Union européenne lorsqu’ils effectuent un stage dans une entreprise luxembourgeoise dans la mesure où ils continuent à bénéficier de la protection contre le risque accident au titre de la législation d’un autre Etat membre pendant la durée du stage au Luxembourg.

  A défaut d’une telle protection, les personnes visées ci-dessus ainsi que celles qui effectuent un stage qui n’est pas organisé et surveillé par un établissement d’enseignement sont à déclarer au CCSS. En principe, elles doivent être assurées non seulement contre le risque accident mais également contre les risques maladie et vieillesse/invalidité. En effet, la loi du 12 mai 2010 portant réforme de l'assurance accident qui est entrée en vigueur en date du 1er janvier 2011 a formellement assimilé les stagiaires (avec ou sans rémunération) aux salariés. Par conséquent, les stagiaires sont désormais à affilier à la sécurité sociale dans les mêmes conditions que les personnes occupées moyennant un contrat de travail. La loi donne à l’employeur la possibilité d’introduire - comme pour tout autre salarié - une demande de dispense des assurances maladie et pension pour leurs stagiaires sous condition qu’ils exercent leur activité uniquement de manière occasionnelle.

   

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  [1]L’exemption de l’assurance pension pour toute activité limitée à trois mois a été introduite par l’article 2, alinéa 1, pt. 7 de la loi du 29 août 1951 ayant pour objet la réforme de l’assurance pension des employés privés et a été précisée par la loi du 26 juillet 1966 en ce sens que la période des trois mois est à examiner par année de calendrier. Cette précision a été ajoutée pour éviter qu’on ne puisse plus considérer comme occasionnelle l’activité exercée après une période de travail de trois mois une fois accomplie. La loi du 27 juillet 1987 concernant l'assurance pension en cas de vieillesse, d'invalidité et de survie a repris le principe de la dispense à l’article 179 de l’ancien code des assurances sociales tout en le généralisant. A cette occasion, les auteurs du projet de loi ont pris soin de préciser qu’une activité supérieure à trois mois ne présentait plus les caractéristiques d’une activité occasionnelle. Finalement le parallélisme a été introduit en matière de dispense de l’assurance maladie par la loi du 27 juillet 1992 portant réforme de l'assurance maladie et du secteur de la santé.

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• https://ccss.public.lu/fr/employeurs/secteur-prive.html