Les données nécessaires pour la déclaration des salaires

Articles 426 à 435 du Code de la Sécurité Sociale

En vue de financer les prestations de sécurité sociale, le Centre commun perçoit des cotisations déterminées sur base de la rémunération des salariés.

A cet effet, les employeurs sont obligés de déclarer tous les mois les salaires bruts effectifs. Il convient de relever que le salaire mensuel à déclarer doit être ventilé en rémunération de base et en compléments et accessoires payables mensuellement en espèces.

Les différents éléments composant le salaire mensuel sont définis comme suit :

  • la rémunération de base :

C’est celle qui est définie comme telle dans le contrat de travail ou dans la convention collective applicable. Sont inclues dans la rémunération de base, les augmentations régulières prévues dans le contrat de travail ou dans la convention collective.

  • les compléments et accessoires :

Il s’agit de rémunérations en espèces qui sont payables mensuellement mais qui ne sont pas renseignées comme rémunération de base. Elles se distinguent par ailleurs des éléments de salaire occasionnels qui seront à indiquer dans la rubrique « gratifications». Il est à noter que la dénomination que les parties ont conférée à ce complément (indemnité, allocation, prime, etc.) n’importe pas.

Il appartient en tout état de cause à l’employeur de déterminer au préalable avec précision les différents éléments aux fins de la répartition dans une rubrique précise de la déclaration des salaires.

Bien que la distinction entre rémunération de base et compléments et accessoires ne soit pas nécessaire pour le calcul des cotisations, elle est indispensable pour le calcul de l’indemnité pécuniaire. Dans ce contexte, il est à noter que l’indemnité pécuniaire sera désormais calculée par référence à l’assiette cotisable pour l’assurance maladie-espèces et non plus par référence à « la rémunération brute que l'assuré aurait gagnée » en cas de continuation du travail pendant le congé de maladie.

Si la rémunération de base mensuelle peut être sujette à des fluctuations, ces variations sont en général encore plus fortes en ce qui concerne les compléments et accessoires de la rémunération. Afin de garantir au mieux la compensation intégrale par la Caisse nationale de santé de la perte de revenu de l'assuré pendant son incapacité de travail, il est prévu un mode de calcul différent pour les éléments réguliers de la rémunération de base et ceux soumis le plus à des fluctuations, tels que compléments et accessoires.

Ainsi la Caisse nationale de santé retient pour le calcul de l’indemnité pécuniaire :

  • la rémunération de base la plus élevée de l’assiette appliquée au cours de l’un des trois mois de calendrier précédant le début du paiement de l’indemnité pécuniaire par ladite caisse
  • la moyenne des compléments et accessoires des assiettes des douze mois de calendrier précédant le mois antérieur à la survenance de l’incapacité de travail
  • Déclaration des heures de travail

    Déclaration des heures de travail

    Il importe dorénavant que l’employeur déclare mensuellement le nombre exact (nombre entier) des heures de travail qui correspondent effectivement à la rémunération de base et non plus d’office à la moyenne mensuelle de 173 heures comme ceci était le cas avant l’introduction du statut unique en 2009. Sont visées les heures de travail effectivement prestées par le salarié, à l’exclusion des heures supplémentaires.

    Sont assimilées aux heures de travail, les heures correspondant à une indemnisation à charge de l’employeur pour cause d’incapacité de travail ainsi que celles correspondant à des congés légaux.

    Ne doivent pas être inclus dans la déclaration des heures de travail, les jours fériés légaux et ceux d’usage pendant lesquels le salarié n’a pas ou n’aurait pas travaillé.

  • Déclaration des heures supplémentaires

    Déclaration des heures supplémentaires

    L’employeur est obligé de déclarer séparément la rémunération des heures supplémentaires non majorées (100%) et les heures correspondantes. Le montant des heures supplémentaires était auparavant déclaré sous la rubrique « salaire brut ». Or, comme il est dorénavant exempt du paiement de cotisations sociales sauf pour les risques maladie (soins de santé) et dépendance, une déclaration à part s’impose.

    Il est à noter que les majorations sur les heures supplémentaires ne sont pas à déclarer. Par ailleurs, les heures supplémentaires non rémunérées mais compensées par du temps de repos rémunéré ou comptabilisées sur un compte épargne temps ne sont pas non plus à déclarer.

  • Déclaration des gratifications, participations, avantages en espèces et en nature

    Déclaration des gratifications, participations, avantages en espèces et en nature

    Cette rubrique englobe tous les éléments cotisables qui ne font pas partie d’une autre rubrique (tels que les prestations en nature et les prestations en espèces qui ne sont pas payables mensuellement).  Ils sont cotisables pour tous les risques à l’exception du risque maladie-espèces.

  • Procédure de déclaration

    Procédure de déclaration

    Les informations ayant trait au salaire d’un mois déterminé sont collectées par le CCSS au moyen:

    • d’une liste de salaires qui est envoyée à l’employeur ou, le cas échéant, à son mandataire au début du mois suivant, ou
    • de la procédure informatique en ligne SECUline.

    La liste de salaires reproduit pour chaque assuré les informations déclarées par l’employeur pour le mois précédent.

    L’employeur est obligé de vérifier l’exactitude des données préimprimées sur la liste et de faire les rectifications éventuelles.

    Les listes de salaires dûment complétées sont à retourner dans les 10 jours au CCSS.

    La déclaration des différents éléments de la rémunération est faite mensuellement. L’employeur est tenu de déclarer la rémunération brute effectivement due sans prendre en compte un plafond de déclaration. La rémunération brute se compose de la rémunération nette payée à laquelle s’ajoutent l’impôt sur les salaires et la part de l’assuré dans les cotisations de sécurité sociale (assurances maladie, pension et dépendance ainsi que, le cas échéant, la surprime d’un salarié de type ouvrier).

    Sur la liste sont imprimées pour chaque assuré les données suivantes :

    • Heures de travail, heures supplémentaires et heures chômées déclarées par l’employeur pour le mois précédent ;
    • Rémunération de base, compléments, gratifications, chômage intempéries et conjoncturel ainsi que la rémunération des heures supplémentaires déclarés par l’employeur pour le mois précédent ;
    • Données reprises sur la déclaration d’entrée
      • numéro matricule, nom et prénom de l’assuré ;
      • emploi de l’assuré dans l’entreprise.

    L’employeur est obligé de vérifier l’exactitude des données préimprimées sur la liste et de faire les rectifications éventuelles.

    Les amendes d’ordre pour non-déclaration de salaires sont prononcées trimestriellement par une décision présidentielle à raison de 25 € par salaire manquant. En cas de non-déclaration des salaires, l’estimation du salaire basée en principe sur le dernier salaire déclaré est validée au moment de la prononciation de l’amende. Il est alors loisible à l’employeur et/ou au salarié, qui en est également informé, de solliciter un redressement en cas de désaccord quant au salaire mis en compte.

    Au cas où une opposition est formée contre la décision, l’amende est déchargée, si à la date de l’introduction de l’opposition, l’employeur a déclaré le(s) salaire(s) manquant(s) et s’il ne s’agit pas d’une récidive (c.-à-d. de la prononciation d’une nouvelle amende suite à une amende infligée antérieurement même si celle-ci a été déchargée) constatée endéans une période de 12 mois.

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